Qué son las tareas vampiro y cómo matan tu creatividad y productividad

“No hay peor ladrón que aquel que nos roba el tiempo.” Se atribuye a Napoleón esta frase, una de las más célebres referidas a la gestión del tiempo. El emperador hacía referencia a los muchos ratos que perdía en reuniones interminables o esperando a delegaciones de otros países.

Más de doscientos años después las cosas no han cambiado. Al contrario, los expertos en productividad alertan que cada vez hay más reuniones de trabajo y obligaciones burocráticas que se nos acumulan y no nos dejan centrarnos en los aspectos realmente productivos. Les han puesto un nombre: las tareas vampiro.

Cuáles son las tareas vampiro

Es un nombre muy explícito y muy exacto, porque estas tareas te chupan el tiempo, la energía y la productividad. Puede que no seas consciente de ellas en conjunto, porque es un rato aquí, otro allá. Puede parecer poca cosa. Pero si las pones todas juntas verás que el tiempo es enorme.

Una encuesta de la empresa informática Britgtpearl apuntó que el 40% de trabajadores estaban sobrepasados por la cantidad de tareas pendientes. Concluyó que se perdían hasta 21 horas semanales por empleado en trabajos administrativos poco eficaces.

Los tres bloques de tareas vampiros más habituales son:

• Las reuniones demasiado largas: a partir de 45 minutos de charla, se pierde la atención. Es algo que tienen grabado a fuego los conferenciantes. Y sin embargo, se siguen haciendo encuentros interminables, en los que muchas veces no se sacan conclusiones claras. El 34% de los trabajadores creen que no son productivas y un 31% ven las reuniones como un obstáculo para la innovación, según una encuesta de la empresa Lucidspark, dedicada a material de quipos de trabajo.
• Gestiones administrativas: leer y responder correos, muchos no dirigidos directamente a ti, rellenar formularios y otras tareas burocráticas fruto de una mala planificación o de unos controles administrativos.
• Tareas pendientes: ese cúmulo de tareas hace que nunca se acaben y que pasemos parte de la jornada repasando todo lo que tenemos pendiente. Según una investigación de Microsoft, el 42% de empleados siente que no llega a todo. En el caso de las mujeres la cifra sube al 59%.

Cómo podemos mejorar las reuniones

Este exceso de tareas, la frustración en los resultados y la imposibilidad de realizarte en lo que de verdad es tu objetivo profesional suelen ser las bases que provocan el temido ‘burnout’, el síndrome del trabajador quemado. Cambiar todas las dinámicas de empresa es difícil.

Sin embargo, sí puedes aportar algunas ideas para que las reuniones sean lo máximo de eficaces posibles. Los expertos de Lucidspark apuntaban cinco consejos, recogidos por la revista Elle, para mejorar la eficiencia:

• Limitar el número de asistentes. Cuanta más gente haya menos productiva será. Lo de “ve por si acaso” no sirve. Ha de estar la gente más adecuada, que más puede aportar y más le puede interesar.
• Prepararla bien de antemano. Decidir con claridad los objetivos que se persiguen y adelantar agenda para que todo el mundo se la prepare.
• Incentivar la participación. Los oyentes suelen despistarse. Una reunión proactiva invita a la concentración y a generar ideas.
• Limitarla a media hora. “Si se ha preparado previamente, tu reunión será eficaz, ya que a partir de los 25 minutos es cuando empezamos a perder enfoque”, subrayan.
• ¿Era necesaria? Si lo que se va a decir puede resumirse en un correo electrónico, no la convoques. En todo caso, pide respuesta para tener interacción.

Otras formas de ser más eficaz

Respecto a la acumulación de tareas, quizá es una buena cosa plantearse contratar a un asesor externo que ayude a organizar mejor el tiempo y a ser más eficaces. El experto en productividad David Allen ideó la técnica de los 2 minutos. Se resumen en que no pospongas todas las tareas que puedas hacer en 2 minutos, porque eso acumula tareas en tu cerebro que te restan creatividad y te roba energía.

Por otro lado, vigila a los vampiros energéticos que suele haber en toda empresa. Son personas que van a hacerte más difícil la realización profesional. Aquellas personas tóxicas, que te ponen en contra de otros trabajadores, o que te desaniman nada más llegar el lunes con una charla negativa. Te hacen perder tu tiempo y tu salud. No les dejes.

Crea momentos exclusivamente para ti. En el que no coges llamadas ni contestas correos. Momentos de total concentración y que te harán ser más eficaz. Basta con avisar de que vas a estar ocupado y no puedes atender a nadie.

Las empresas que han puesto en marcha estas técnicas han podido reducir el horario y han conseguido mejores resultados. Hay ya numerosos ejemplos de éxito de la jornada de cuatro días semanales.

Las tareas vampiro en el ámbito personal

Desgraciadamente, este tipo de tareas vampiro no se limitan a la esfera de trabajo profesional. También se extienden al ámbito personal.

• Las visitas que debes hacer por obligación, por no quedar mal. Es el equivalente a las reuniones de trabajo poco útiles. Muchas veces es por una vida social excesiva y la mayoría de ellas regresas a casa pensando que no te ha aportado nada.

Fíjate que a media que nos hacemos mayores, un alto porcentaje de población prefiere ir reduciendo el grupo de conocidos para quedarnos con las amistades que de verdad importan y que nos aportan cosas a nivel personal e intelectual.

• Las tareas rutinarias sin valor añadido: doblar la ropa, limpiar hasta el último rincón de casa o clasificar calcetines. Son tareas en las que se tendría que involucrar toda la familia y acabas asumiendo. Si no participan todos, no las asumas tú.

Hicieron una encuesta entre enfermos en fase terminal para preguntar de qué se arrepentían. Casi todos contestaron que haber dedicado demasiado tiempo a trabajos que no valían la pena. ¿De verdad son importantes esas rutinas de limpieza y orden exhaustivo? Si no te aportan, no las hagas o no las hagas tan a menudo.