La regla fácil de los 2 minutos para que no se te acumule el trabajo y evitar el estrés

Si te sientes abrumado por las numerosas tareas que se te acumulan, la solución la ha propuesto un especialista en gestión de tiempo con una regla sencilla y efectiva. Su enorme éxito la avala.

Pablo Cubí
Pablo Cubí del Amo

Periodista

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Si te organizas aumentarás tu productividad en el trabajo.

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Cada día tenemos unas obligaciones fijas, que más o menos ya conocemos, como ir al trabajo, preparar la comida, asistir a una reunión… Y a esos grandes bloques se suman un montón de otras cosas no programadas y que se van añadiendo a medida que pasa el día. Por ejemplo, una llamada pendiente, la compra de un producto que se ha acabado, revisión de una factura…

Todas estas tareas forman parte casi sin darnos cuenta del estrés diario. Un estrés del que no siempre salimos porque son cosas que postergamos, que se acumulan y que nos llevamos mentalmente a la cama para el día siguiente. David Allen, un norteamericano experto en productividad que se dedica a asesorar a empresas en la mejora organizativa, dio con la solución.

En qué consiste la regla de los 2 minutos

Allen se percató de que el cerebro humano procesa la información mucho mejor de lo que la almacena. En sus propias palabras, “tu cabeza es un asco de oficina”. Es decir, cuanta más información flote en nuestra cabeza, más difícil será decidir dónde enfocar la atención.

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El resultado es que pasas más tiempo pensando en todas esas tareas pendientes que en llevándolas a cabo. De ahí que propusiera un método que bautizó sencillamente como ‘Get things done’ (haz las cosas). Resumido, lo que plantea es que las tareas que se pueden hacer en dos minutos o menos, las abordes en seguida. Y si lleva más tiempo, escríbelas en una lista.

Esa es la mejor manera de que puedas desentenderte de ellas. Olvidarlas al menos por el momento y que no consuman ya más energía mental. Te podrás concentrar entonces en lo que realmente es importante.

En su método, Allen establece cinco pasos:

  1. Recoge todas las tareas que te vayan llegando a la mente. Da igual lo pequeñas o grandes que sean.
  2. Distribuye todo lo que has reunido y concreta qué se ha de hacer en cada caso.
  3. Actúa. Apunta tareas en el calendario, no retrases lo que ya puedes hacer en dos minutos, delega tareas a otros.
  4. Revisa tus listas con regularidad para actualizarlas.
  5. Céntrate en las cosas importantes.

Qué beneficios se consiguen

Visto así puede parecer muy teórico y que te va a comer todavía más tiempo y energía. Pero lo cierto es que Allen se ha hecho muy famoso y su método es muy popular. Vale la pena probarlo.

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Ha demostrado que se pierden menos citas y tareas importantes y que trabajas de manera más efectiva. Sus ventajas:

  • Liberas tu mente. Lo que reduce estrés, te proporciona paz mental y te permite ir a lo importante.
  • Mejora la concentración. Al tener menos cosas en la cabeza puedes concentrar toda tu energía en las que de verdad lo necesitan. Recuerda que el cerebro, aunque no lo parezca, chupa gran parte de nuestra energía.
  • Te ayuda a motivarte. Solucionar con eficacia los pequeños retos es también un impulso para alcanzar los grandes.
  • Mejora la toma de decisiones. Si estás más concentrado, decidirás mejor.
  • Eres más productivo. Una mejor organización es más eficacia y mejores resultados en cualquier tarea.
  • Administras mejor tu tiempo. Resultado lógico de lo anterior. Si eres más productivo y eficaz, ganas tiempo para ti.
  • Mejora tu autoestima. Otro paso lógico, si trabajas mejor, te sientes más orgulloso de ti mismo.

Cómo sé si necesito este sistema

Todos tenemos muchas tareas y que vamos resolviendo más o menos conforme avanza la jornada. No es fácil ir con un cronómetro para ver si esto me va a llevar dos minutos o más. Vale, puede que creas que este sistema no sea para ti. Lo cierto es que en Estados Unidos mucha gente ha visto en él una muy buena técnica.

Para que tengas seguridad de que este método te sirve, mira si te sientes identificado con alguna de estas afirmaciones:

  • Te sientes abrumado por las numerosas cosas de las que tienes que hacer un seguimiento.
  • Cada día tienes preocupaciones por olvidar una información detallada.
  • Se te acumulan las tareas tanto en la vida profesional como en la privada.
  • Empiezas muchos proyecto que no consigues acabar.

Piensa que nuestro cerebro funciona como un ordenador o un móvil. Cuanto más lleno de información esté, más lento va a ir. Cuanta más información haya de estar en primera línea para recuperarla inmediatamente (lo que en informática es la memoria RAM) menos eficaz es.

Nuestra mente está fallando en lo mismo. Con este sistema descargas parte de esa memoria inmediata de tu cabeza para que no se acumule. Haz la prueba un día con la regla de los dos minutos y verás.